1年を振り返って(感染拡大防止の対応)

今年は今日を含めてあと2日となりましたが、早く感じた1年でした。

本来であれば、法律改正による「働き方改革」が始まり、その支援に力をいれていくはずでしたが、新型コロナウィルスの影響により、働き方だけでなく生活スタイルまで大きな変化を余儀なくされた方が多かったのではと思われます。

当事務所は小規模(社会保険労務士4人)のため、1人が感染したり濃厚接触者が発生した場合、事務所全体の業務に影響が生じることが想定されたため、1人が感染しても他の者がカバーできるようにと、なるべく各自が直接会うのを避けながら業務を進める方法(テレワーク化)を採りました。
コロナ前に「いずれは事務所のメンバー全員がテレワークの活用により仕事と私生活の両立ができたらいいな」と考えたことはあったのですが、まさかこんなに早く実現するとは想像すらしていませんでした。

備忘録を兼ね、事務所内の仕事スタイルの変化を記します。

新型コロナウィルス感染拡大防止

2020年の初め頃から国内でも感染が広がりつつある中で、当事務所では2月頃から感染拡大防止の対応を始めました。

2月上旬(感染防止対応の検討)

2020年2月上旬時点では「3蜜を避ける」など明確な対応策は公表されていなかったため、とりあえず「皆が集まって仕事をするのは避けた方が良さそうだな」と、事務所内の全員が別々の場所で仕事をするための準備を進めました。

郵便物の処理、電話、FAX、書類の保管、事務所内の共有ハードディスクなど、「この場所(事務所)ではないとできないもの」が多々あることから、代替案を探し始めました。

2月中旬(テレワーク実施に向けて)

電話

クラウドPBX(携帯電話を使い、事務所の電話番号での受発信が可能)というサービスを導入することにしました。
特定の場所ではなくても事務所番号での電話を受発信できるメリットがあるのですが、個々の環境によってこちらの声が相手に聞こえない・相手の声が聞き取りにくいことがあるという点が導入した後で判明しました。
これは相手にご迷惑をおかけしている部分であり、課題として残っています。

FAX

PC-FAXの候補をいくつかピックアップし、その中からblotherのプリンタに付属した「ファクスクラウド転送」という機能を使っています。
PC-FAXの別途契約や費用は発生せず、プリンタをFAX回線につないでおくだけで受信(Google driveにPDFファイルで保存)できるのが良いです。

郵便物

受取は、佐藤または他の者が交代で処理をすることにしました(4月以降は事務所の者がほぼテレワークになりましたので、臨時の場合を除き、佐藤が対応)。
今は電子申請での手続きがほとんどのため、郵便物の処理のために業務に支障が生じることは回避できています。

書類・データの保管

行政機関から紙で交付される書類やお客様から頂く紙の情報もあるので、すべてデータで管理というわけではありませんが、紙からデータに移行可能なものはデータ保管に移行しました。

情報の共有・連絡

事務所内メンバーとは、slackを使って情報共有・連絡をしています。

ミーティング

事務所内ではzoomを用いています(※2021年より事務所内ではwebex使用)。
日々の連絡や情報交換はslackがほとんどで、必要に応じてまれにzoomミーティングを行う方法を採っています。
コロナ禍では、多くの会社とwebミーティングをする機会が増えました。

2月後半(テレワークの試行開始)

事務所内にある資料を見ながら進める作業もあったため、当初のテレワークは、週のうち一部を交代で実施することから始めました。
どのくらいの期間のテレワーク対応を要するか見当つかなかったことから、最初はノートパソコンを購入せずにレンタルで開始し、後から各自のPCを購入しました。

3月(交代でテレワーク実施)

3月は出勤とテレワークが混在するやり方で運用しました。
この期間に、テレワークにおける不便な点や改良しなければならない点を出し合って、軌道修正できたのは大きかったと思います。
例えば、zoomミーティングも「声が聞こえない」などアクシデントはありましたが、「試行期間のため、100%でなくてもOK」と割り切りながらchatを併用するなど、トラブル発生したときの対応にも少しずつ慣れていくことができました。

4月以降(ほぼテレワーク)

4月以降は、事務所に行くのは原則として佐藤のみ、他3人の社会保険労務士(米山・鈴木・小田)はテレワークを主とし、業務の都合で事務所内の対応が必要なときのみ出勤するというスタイルが定着しました。
その後は「考える・調べる・試す・改良する・修正する」の繰り返しです。

12月時点(テレワークを継続)

報道では日々感染者数の増加傾向が続いていますが、引き続き感染拡大の防止策を採りつつ、また、改良・改善を繰り返しながら、新しい業務スタイルに活かしていこうと考えています。